Van papier tot papierloos, de voordelen van elektronische facturering

vrijdag 1 februari 2019


Van papier tot papierloos, de voordelen van elektronische facturering

Papierloos is een buzzwoord in de verhuursector. In een poging om groener, efficiënter en productiever te worden zijn we allemaal op zoek naar manieren om het papieren spoor te verkleinen en 100% papierloos te worden.

Als je aan papier denkt in je bedrijf, wat is dan je eerste gedachte? Facturen die in de post kwijtraken? Een enorme stapel rekeningen? Eindeloos veel uren bij de printer? Je zult blij zijn om te horen dat er een oplossing is!

Verhuurbedrijven in de hele wereld gaan langzamerhand over op elektronische facturering. Papiervrij factureren bespaart geld, maar daarmee houden de oordelen niet op.

Je facturen op tijd betaald
Een snelle verwerking van facturen is bij elk bedrijf, of het nou om een verhuurbedrijf gaat of niet, de sleutel tot het beheren van de cashflow. Handmatig factureren is niet alleen foutgevoelig, het heeft ook een element van onzekerheid. Zodra een factuur je kantoor verlaat in een envelop, ben je de controle kwijt. Zal hij op tijd komen? Komt hij überhaupt wel aan? En als hij aankomt, eindigt hij dan bij de juiste persoon op het bureau?

Door over te schakelen op elektronische facturering kun je dergelijke zorgen volledig wegnemen. Je kunt garanderen dat de factuur vrijwel onmiddelijk bij de juiste persoon terechtkomt. Met een snellere doorlooptijd van betalingen en minder actieve creditnota's kun je je financiën nauwkeurig volgen.

Kostbare tijd besparen
Hoe lang duurt het om papieren facturen voor te bereiden en te verzenden? Voelt het niet buitengewoon tijdrovend en arbeidsintensief? Soms duurt de eind-maand facturatie cyclus dagen: visueel controleren, afdrukken, enveloppen vullen, posten, het kan eindeloos voelen en is ontzettend kostbaar! Als een klant meerdere contracten heeft, moet je meerdere facturen in elkaar schuiven. Stel je eens voor dat je dit met één druk op de knop kunt doen!

Het gedeeltelijk of volledig automatiseren of digitaliseren van je facturatieproces en het elektronisch laten verlopen van deze taken maakt niet alleen een einde aan deze maandelijkse rompslomp, het betekent ook dat je de inspanningen van je team elders in het bedrijf op belangrijke inkomstengenererende zaken kunt concentreren!

Kosten terugbrengen
Zodra je de handmatige processen op papier hebt vervangen door elektronische facturering, zul je merken dat het je bedrijf minder kost. Niet alleen is het afdrukken met papier en inkt zelf duur, maar verzendkosten, het opnieuw leveren van verloren gegane facturen in de post en al die uren die je besteedt aan de verwerking ervan gaan ten kosten van andere bedrijfsprocessen.

Aansluiten op de wensen van je klanten
Flexibiliteit en klantenservice zijn belangrijk voor elk bedrijf dat wil groeien. Naarmate de technologie voortschrijdt, wordt er van je verwacht dat je bijvoorbeeld elektronische facturatie in XML-formaat gebruikt voor je klanten. Dit helpt om het factureringsproces vloeiend te laten verlopen en zorgt dat facturen sneller worden betaald. XML consolideert je gegevens in een consistente feed volgens internationaal erkende standaard. Je zult met grotere bedrijven over de hele wereld handel kunnen doen alsof ze naast de deur zitten. Elektronische facturering is inmiddels een vereiste voor veel organisaties om een nieuwe leverancier te accepteren. Van alle voordelen biedt dit je de voorsprong om nieuwe klantcontracten te winnen.

Elektronische facturering kan je bedrijf echt veranderen. Of je nu groener, efficiënter of productiever wilt zijn, tijd wilt besparen, meer omzet wilt genereren, klantenloyaliteit wilt verbeteren, elektronische facturering is het antwoord. Wil je meer weten over elektronische facturering voor je bedrijf, neem dan vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze verhuurbeheer software en elektronische factureringsopties en -oplossingen.
 


Vorig artikel Verhuursoftware: Wanneer is het tijd om te gaan zoeken naar een nieuwe software-oplossing?

Neem contact op

Voor meer informatie over wat MCS-rm voor uw verhuurbedrijf kan betekenen, bel ons op +31 (0) 85 0020805 of gebruik ons aanvraagformulier.

Contact